เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3 คุ้มไหม? เหมาะกับบริษัทแบบไหน และต้องดูค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง
เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3 เป็นอีกทางเลือกสำหรับบริษัท สำนักงาน โรงเรียน โรงงาน โรงพยาบาล และหน่วยงานที่มีงาน Print / Copy / Scan เป็นประจำ แต่ไม่ต้องการลงทุนซื้อเครื่องถ่ายเอกสารขนาดใหญ่ด้วยเงินก้อนตั้งแต่เริ่มต้น
ข้อดีของการเช่าคือองค์กรสามารถเปลี่ยนค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ ให้กลายเป็นค่าใช้จ่ายรายเดือนที่วางแผนได้ง่ายขึ้น พร้อมกำหนดบริการดูแล หมึก อะไหล่ และช่างตามเงื่อนไขในสัญญา
แต่การเช่า A3 ไม่ได้คุ้มสำหรับทุกองค์กรเสมอไป ก่อนตัดสินใจควรดูทั้ง ปริมาณพิมพ์ต่อเดือน งาน A3 จริงหรือไม่ งานสีหรือขาวดำ ค่า Click อายุสัญญา และเงื่อนไขบริการ เพื่อให้ค่าเช่าที่จ่ายเหมาะกับการใช้งานจริง
เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3 คืออะไร?
การเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3 คือการนำเครื่อง Multifunction ขนาด A3 มาใช้งานในองค์กรโดยชำระค่าเช่าเป็นรายเดือนตามสัญญา แทนการซื้อเครื่องด้วยเงินก้อน
เครื่องในกลุ่มนี้มักรองรับ
- Copy
- Scan
- Automatic Duplex
- ADF สำหรับสแกนหลายหน้า
- Network Printing
- กระดาษ A4 และ A3
- Fax ในบางรุ่นหรือบาง Configuration
จุดสำคัญคือบริการเช่าสำหรับองค์กรไม่ได้มีเฉพาะ “ตัวเครื่อง” แต่แพ็กเกจอาจรวมบริการช่าง หมึก อะไหล่ และการดูแลตามเงื่อนไขสัญญาด้วย ซึ่ง Total IT Solution ระบุบริการเช่า A3 สำหรับองค์กรทั้งขาวดำและสี พร้อมบริการดูแลตามสัญญาไว้โดยตรงบนหน้าเช่าเครื่องถ่ายเอกสารของบริษัท
เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3 เหมาะกับบริษัทแบบไหน?
สำนักงานใหญ่
มีพนักงานหลายฝ่าย แชร์เครื่องเดียวกัน และพิมพ์เอกสารจำนวนมากในแต่ละวัน
โรงเรียน / มหาวิทยาลัย
มีทั้งข้อสอบ เอกสารประกอบการเรียน ตาราง และเอกสาร A3
โรงงาน / คลังสินค้า
ใช้เอกสาร Production, Drawing, ตาราง หรือแบบฟอร์มที่ต้องการกระดาษขนาดใหญ่
หน่วยงานราชการ
ต้องการ Print / Copy / Scan ต่อเนื่อง พร้อมบริการดูแลและงบประมาณที่คาดการณ์ได้
นอกจากนี้ยังเหมาะกับองค์กรที่ไม่ต้องการให้ฝ่าย IT ต้องดูแลเรื่อง Toner, Drum, อะไหล่ และการเรียกช่างเองทุกครั้งที่เครื่องมีปัญหา
ทำไมบางสำนักงานควรเลือกเครื่องถ่าย A3 แทน A4?
เครื่อง A3 ไม่ได้หมายถึงใช้พิมพ์ A3 อย่างเดียว แต่โดยทั่วไปสามารถรองรับ A4 และกระดาษขนาดเล็กกว่าด้วย
ข้อได้เปรียบคือมีความยืดหยุ่นมากกว่าเมื่อองค์กรมีเอกสาร เช่น
- แบบแปลน
- ตารางขนาดใหญ่
- แผนผัง
- เอกสารบัญชีที่มีหลายคอลัมน์
- โปสเตอร์หรือประกาศภายใน
- เอกสาร Present งาน
| หัวข้อ | เครื่อง A4 | เครื่อง A3 |
|---|---|---|
| ขนาดกระดาษ | A4 และเล็กกว่า | A3, A4 และเล็กกว่า |
| ขนาดเครื่อง | กะทัดรัดกว่า | ใหญ่กว่า |
| ความยืดหยุ่น | เหมาะกับงานเอกสารทั่วไป | เหมาะกับงานหลายรูปแบบ |
| ค่าเช่า | โดยทั่วไปต่ำกว่า | โดยทั่วไปสูงกว่า |
| กลุ่มงาน | สำนักงานเล็ก | สำนักงานกลาง-ใหญ่ / งานเอกสารหลากหลาย |
เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3 หรือซื้อเอง แบบไหนคุ้มกว่า?
เช่า เหมาะเมื่อ…
- ไม่ต้องการลงทุนก้อนใหญ่
- อยากควบคุมค่าใช้จ่ายรายเดือน
- ต้องการบริการช่างตามสัญญา
- ไม่อยากบริหารอะไหล่เอง
- มีปริมาณงานค่อนข้างแน่นอน
- ต้องการเครื่องสำหรับหลายปีโดยมีผู้ดูแล
ซื้อ เหมาะเมื่อ…
- มีงบลงทุนพร้อม
- ปริมาณงานไม่มาก
- มีทีม IT / Service ดูแลเอง
- ต้องการเป็นเจ้าของ Asset
- ไม่ต้องการผูกสัญญาระยะยาว
จุดต่างสำคัญคือการซื้อมีต้นทุนก้อนแรกสูงกว่า แต่เครื่องเป็นทรัพย์สินขององค์กร ขณะที่การเช่าช่วยกระจายค่าใช้จ่ายเป็นรายเดือนและอาจรวมบริการดูแล
ค่าเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3 มีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง?
ก่อนเซ็นสัญญาควรแยกค่าใช้จ่ายอย่างน้อย 4 ส่วน
1. ค่าเช่ารายเดือน
ค่าใช้เครื่องตามแพ็กเกจและระยะเวลาสัญญา
2. ค่า Click
คิดตามจำนวนหน้าที่พิมพ์หรือถ่ายเกินจากแพ็กเกจ
3. ค่าใช้จ่ายสี
งานสีมักมีอัตราต่อหน้าสูงกว่างานขาวดำ
4. ค่าอื่นตามสัญญา
เช่นค่าติดตั้ง ย้ายเครื่อง หรือเงื่อนไขกรณียกเลิกก่อนกำหนด
ค่า Click เครื่องถ่ายเอกสารคืออะไร?
ค่า Click คือค่าใช้จ่ายตามจำนวนหน้าที่เครื่องพิมพ์หรือถ่ายออกมา โดยแพ็กเกจเช่าหลายแบบจะมีจำนวนหน้าฟรีต่อเดือนก่อน และคิดเพิ่มเมื่อเกินจำนวนดังกล่าว
ตัวอย่างสมมติ:
ฟรี 5,000 แผ่น
พิมพ์จริง 6,000 แผ่น
เท่ากับมีงานเกินแพ็กเกจ 1,000 แผ่น และนำ 1,000 แผ่นนี้ไปคูณอัตรา Click ตามสัญญา
ดังนั้นสิ่งที่ฝ่ายจัดซื้อควรถามคือ
- ฟรีกี่แผ่นต่อเดือน
- เกินคิดกี่บาทต่อหน้า
- สีและขาวดำคิดเท่ากันหรือไม่
- Scan นับ Click หรือไม่
- มี Minimum Charge หรือไม่
จำนวนหน้าฟรีต่อเดือนสำคัญแค่ไหน?
จำนวนหน้าฟรีควรใกล้เคียงกับปริมาณงานจริง ไม่ควรเลือกแพ็กเกจจากคำว่า “ฟรีเยอะที่สุด” อย่างเดียว
| ปริมาณพิมพ์จริง | แนวทางเลือกแพ็กเกจ |
|---|---|
| ประมาณ 1,000–2,000 หน้า/เดือน | เลือกแพ็กเกจเริ่มต้นที่ไม่บังคับจำนวนสูงเกินไป |
| ประมาณ 3,000–5,000 หน้า/เดือน | เลือกแพ็กเกจฟรีใกล้เคียง Volume จริง |
| ประมาณ 8,000–10,000 หน้า/เดือน | แพ็กเกจ Volume สูงอาจคุ้มกว่า |
| มากกว่า 10,000 หน้า/เดือน | ควรให้ผู้ให้บริการประเมินรุ่นและแพ็กเกจเฉพาะ |
เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3 ขาวดำหรือสี แบบไหนเหมาะกว่า?
A3 ขาวดำ
เหมาะกับงานเอกสารจำนวนมากที่ไม่จำเป็นต้องใช้สี เช่น
- Invoice
- PO
- Report
- เอกสารบัญชี
- เอกสารธุรการ
- เอกสารราชการ
A3 สี
เหมาะกับองค์กรที่มีงานสีเป็นประจำ เช่น
- Presentation
- รายงานผู้บริหาร
- กราฟ
- เอกสาร Marketing
- โปสเตอร์ภายใน
- สื่อการเรียน
ถ้างานสีมีเพียงเล็กน้อย ควรเปรียบเทียบค่าเช่าและค่า Click สีให้ละเอียด เพราะค่าใช้จ่ายงานสีมักสูงกว่างานขาวดำ
ก่อนเช่า A3 ต้องรู้ว่าบริษัทพิมพ์เดือนละกี่หน้า
หนึ่งในข้อมูลที่สำคัญที่สุดคือ Average Monthly Volume หรือจำนวนหน้าที่พิมพ์จริงเฉลี่ยต่อเดือน
วิธีประมาณแบบง่ายคือ
ตัวอย่าง ถ้าสำนักงานพิมพ์เฉลี่ยวันละ 300 หน้า ทำงาน 22 วัน จะเท่ากับประมาณ 6,600 หน้า/เดือน
ข้อมูลนี้ช่วยเลือกทั้ง
- ความเร็วเครื่อง
- แพ็กเกจฟรี
- ค่า Click
- รุ่นขาวดำหรือสี
- จำนวนเครื่องที่ควรติดตั้ง
เช่าเครื่อง A3 ควรเลือกความเร็วเท่าไหร่?
งานทั่วไป
เหมาะกับสำนักงานที่มี Volume ระดับไม่สูงมากและไม่ได้มี Queue ตลอดวัน
สำนักงานกลาง
เหมาะกับหลายแผนกใช้ร่วมกันและมีงานเอกสารต่อเนื่อง
งานปริมาณสูง
เหมาะกับองค์กรที่มี Queue เยอะและต้องการลดเวลารอ
อย่างไรก็ตาม ความเร็วสูงไม่ได้แปลว่าคุ้มกว่าเสมอไป หากพิมพ์เพียง 1,000 หน้า/เดือน การเช่าเครื่อง 50 ppm อาจเกินความจำเป็น
บริการหลังการขายของเครื่องเช่าควรครอบคลุมอะไรบ้าง?
เหตุผลหลักที่องค์กรจำนวนมากเลือกเช่าคือ ลดภาระในการดูแลเครื่องเอง
จึงควรถามผู้ให้บริการอย่างชัดเจนว่าแพ็กเกจครอบคลุมอะไร
- หมึกหรือ Toner
- อะไหล่
- ค่าแรงช่าง
- การซ่อมตามการใช้งานปกติ
- ระยะเวลาตอบรับ Service
- การติดตั้ง
- การตั้งค่า Network
- การสอนใช้งาน
- เครื่องทดแทนกรณีซ่อมนานหรือไม่
Total IT Solution ระบุบริการเช่า A3 พร้อมหมึก อะไหล่ และบริการช่าง ตามเงื่อนไขของสัญญา จึงควรอ่านรายละเอียดของแพ็กเกจที่จะเลือกอีกครั้งก่อนเซ็นสัญญา
สัญญาเช่าเครื่องถ่ายเอกสารต้องดูอะไร?
ก่อนเซ็นสัญญา ให้ตรวจอย่างน้อย 8 ข้อ
- ระยะเวลาสัญญา
- ค่าเช่ารายเดือน
- จำนวนหน้าฟรี
- ค่า Click ขาวดำ
- ค่า Click สี
- บริการอะไรที่รวมอยู่
- เงื่อนไขยกเลิกก่อนครบสัญญา
- เงื่อนไขย้ายเครื่องหรือเปลี่ยนสถานที่ติดตั้ง
องค์กรที่มีโอกาสย้ายสำนักงานหรือเปลี่ยนจำนวนพนักงาน ควรให้ความสำคัญกับเงื่อนไขปรับแพ็กเกจและการย้ายเครื่องเป็นพิเศษ
ตัวอย่างแพ็กเกจเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3
จากหน้าเช่าเครื่องถ่ายเอกสารของ Total IT Solution ปัจจุบัน มีตัวอย่างแพ็กเกจ A3 สำหรับองค์กร เช่น
| ประเภท | ตัวอย่างรุ่น | ค่าเช่าเริ่มต้น | จำนวนฟรี |
|---|---|---|---|
| A3 ขาวดำ | HP E731dn | 1,990 บาท/เดือน | ขาวดำ 2,000 แผ่น/เดือน |
| A3 ขาวดำ Volume สูง | HP E731dn | 2,990 บาท/เดือน | ขาวดำ 10,000 แผ่น/เดือน |
| A3 สี | HP E786dn | 3,800 บาท/เดือน | ขาวดำ 10,000 แผ่น/เดือน |
Checklist ก่อนขอใบเสนอราคาเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3
| ข้อมูลที่ควรเตรียม | ตัวอย่าง |
|---|---|
| จำนวนผู้ใช้ | 20 คน |
| ปริมาณพิมพ์ต่อเดือน | 6,000 หน้า |
| ขาวดำ / สี | ขาวดำ 90% สี 10% |
| ขนาดกระดาษ | A4 + A3 |
| ฟังก์ชัน | Print / Copy / Scan |
| Duplex | ต้องการ |
| ADF | ต้องการ |
| Network | LAN |
| สถานที่ติดตั้ง | สำนักงานใหญ่ |
ข้อมูลเช่าเครื่องถ่ายเอกสารจาก Total IT Solution
หน้าบริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3:
ดูแพ็กเกจและบริการเช่า A3 สำหรับองค์กร
ราคาเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร:
เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร ราคาเท่าไหร่? วิธีเลือกให้คุ้ม
สินค้าและโซลูชัน:
ดูสินค้าและโซลูชันสำหรับองค์กร
บริการทั้งหมด:
ดู IT Solution จาก Total IT Solution
ติดต่อทีมงาน:
ขอคำแนะนำและใบเสนอราคา
กำลังพิจารณาเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3 สำหรับบริษัท?
แจ้งข้อมูลเพียง จำนวนหน้าต่อเดือน + งานขาวดำ/สี + จำนวนผู้ใช้ + ต้องใช้ A3 หรือไม่ ทีมงาน Total IT Solution สามารถใช้เป็นข้อมูลเบื้องต้นในการประเมินรุ่นและแพ็กเกจที่เหมาะสม
เหมาะสำหรับบริษัท สำนักงาน โรงงาน โรงเรียน หน่วยงานราชการ และองค์กรที่ต้องการควบคุมค่าใช้จ่ายเอกสารรายเดือน พร้อมบริการดูแลตามเงื่อนไขสัญญา
ขอราคาเช่า A3 ผ่าน LINE OA ดูแพ็กเกจเช่าเครื่อง A3คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3
เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3 คุ้มไหม?
คุ้มเมื่อองค์กรมีงาน Print / Copy / Scan ต่อเนื่อง ต้องการลดเงินลงทุนก้อนแรก และต้องการบริการดูแลเครื่องตามสัญญา แต่ควรเปรียบเทียบค่าเช่า ค่า Click และ Volume จริงก่อนตัดสินใจ
เครื่อง A3 พิมพ์ A4 ได้ไหม?
โดยทั่วไปเครื่องถ่ายเอกสาร A3 สามารถรองรับทั้ง A3, A4 และขนาดเล็กกว่าตามสเปกของแต่ละรุ่น
ค่า Click คืออะไร?
คือค่าใช้จ่ายตามจำนวนหน้าที่พิมพ์หรือถ่ายเอกสาร โดยบางแพ็กเกจมีจำนวนหน้าฟรีก่อน และคิดเพิ่มเฉพาะส่วนที่เกิน
เช่าเครื่องถ่ายเอกสารรวมหมึกไหม?
ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจและสัญญา บริการเช่าสำหรับองค์กรหลายแบบสามารถรวมหมึก อะไหล่ และบริการช่างตามเงื่อนไขที่กำหนด
เช่า A3 สีหรือขาวดำดี?
ถ้าเอกสารส่วนใหญ่เป็น Text และไม่ต้องใช้สี รุ่นขาวดำมักประหยัดกว่า แต่ถ้ามี Presentation กราฟ หรือสื่อสีเป็นประจำควรพิจารณารุ่นสี
ต้องพิมพ์กี่หน้าต่อเดือนถึงควรเช่า?
ไม่มีตัวเลขเดียวสำหรับทุกองค์กร ควรประเมินร่วมกับค่าเช่า ค่า Click และรูปแบบบริการ โดยองค์กรที่มีงานพิมพ์ต่อเนื่องทุกเดือนจะเห็นประโยชน์จากการบริหารต้นทุนแบบรายเดือนชัดกว่า
เช่าเครื่อง A3 ต้องทำสัญญากี่ปี?
ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการและแพ็กเกจ จึงควรตรวจระยะเวลาสัญญาและเงื่อนไขยกเลิกก่อนกำหนดก่อนเซ็นทุกครั้ง
เช่าเครื่องถ่ายเอกสารมีค่าซ่อมหรือไม่?
ขึ้นอยู่กับสัญญา บางแพ็กเกจรวมอะไหล่และบริการช่างสำหรับการใช้งานตามปกติ แต่ความเสียหายบางประเภทอาจอยู่นอกเงื่อนไข
ถ้าใช้แต่ A4 จำเป็นต้องเช่า A3 ไหม?
ไม่จำเป็นเสมอไป หากไม่มีงาน A3 และ Volume ไม่สูง เครื่อง A4 อาจมีต้นทุนต่ำกว่าและใช้พื้นที่น้อยกว่า
สรุป: เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3 จะคุ้มเมื่อแพ็กเกจตรงกับ Volume จริง
เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3 เหมาะกับองค์กรที่ต้องการรองรับงาน A3 และ A4 มีปริมาณ Print / Copy / Scan ต่อเนื่อง และต้องการลดภาระในการดูแลเครื่องด้วยตัวเอง
ข้อดีสำคัญคือสามารถเปลี่ยนจากการลงทุนซื้อเครื่องด้วยเงินก้อน มาเป็นค่าใช้จ่ายรายเดือนที่คาดการณ์ได้ง่ายกว่า และแพ็กเกจสามารถรวมหมึก อะไหล่ และบริการช่างตามเงื่อนไข
อย่างไรก็ตาม ความคุ้มไม่ได้วัดจากค่าเช่ารายเดือนเพียงอย่างเดียว แต่ต้องดู จำนวนหน้าฟรี ค่า Click งานสี ปริมาณงานจริง และระยะเวลาสัญญา ควบคู่กัน
ถ้าบริษัทพิมพ์ 8,000 หน้า/เดือน แต่เลือกแพ็กเกจฟรีเพียง 2,000 หน้า ค่า Click ส่วนเกินอาจทำให้ต้นทุนรวมสูงกว่าที่คาด ในทางกลับกัน หากพิมพ์เพียง 1,000 หน้าแต่เลือกแพ็กเกจ 10,000 หน้า ก็อาจจ่ายเกินความจำเป็น
ดังนั้นก่อนขอใบเสนอราคา ควรเตรียมข้อมูลปริมาณงาน ขนาดกระดาษ สัดส่วนสี/ขาวดำ จำนวนผู้ใช้ และฟังก์ชันที่จำเป็น เพื่อให้สามารถเลือกรุ่นและแพ็กเกจเช่า A3 ได้ตรงกับงานจริงมากที่สุด
