ราคาเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3 คิดอย่างไร? ค่าเช่ารายเดือน ค่า Click และค่าใช้จ่ายที่ควรรู้
หลายบริษัทเริ่มค้นหา ราคาเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3 จากตัวเลขค่าเช่าต่อเดือน เช่น 1,990 บาท 2,990 บาท หรือ 3,800 บาท แต่ในความเป็นจริง “ค่าเช่ารายเดือน” เป็นเพียงส่วนหนึ่งของต้นทุนทั้งหมด
ก่อนเปรียบเทียบข้อเสนอควรดูพร้อมกันทั้ง ค่าเช่าพื้นฐาน จำนวนหน้าฟรี ค่า Click ส่วนเกิน งานสี ระยะเวลาสัญญา รวมถึงบริการหมึก อะไหล่ และช่าง เพราะแพ็กเกจที่ค่าเช่าถูกที่สุดอาจไม่ได้มีค่าใช้จ่ายรวมต่ำที่สุด
บทความนี้จะช่วยอธิบายโครงสร้างราคาเช่า A3 แบบเข้าใจง่าย พร้อมตัวอย่างวิธีคำนวณ เพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อและเจ้าของธุรกิจนำใบเสนอราคาหลายเจ้าไปเปรียบเทียบได้ถูกจุด
ราคาเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3 เดือนละเท่าไหร่?
ราคาเช่าไม่มีตัวเลขเดียวสำหรับเครื่อง A3 ทุกเครื่อง เพราะขึ้นอยู่กับประเภทเครื่อง ปริมาณงาน ฟังก์ชัน จำนวนหน้าที่รวมในแพ็กเกจ และระยะเวลาสัญญา
ตัวอย่างแพ็กเกจที่ Total IT Solution แสดงอยู่ในปัจจุบัน ได้แก่
A3 ขาวดำ
1,990 บาท/เดือนตัวอย่าง HP E731dn ฟรีงานพิมพ์ขาวดำ 2,000 แผ่นต่อเดือน
A3 ขาวดำ Volume สูง
2,990 บาท/เดือนตัวอย่าง HP E731dn ฟรีงานพิมพ์ขาวดำ 10,000 แผ่นต่อเดือน
A3 สี
3,800 บาท/เดือนตัวอย่าง HP E786dn ฟรีงานพิมพ์ขาวดำ 10,000 แผ่นต่อเดือน
ราคาเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3 ประกอบด้วยอะไรบ้าง?
ก่อนถามว่า “เช่าเดือนละเท่าไหร่” ควรแยกต้นทุนออกเป็นส่วน ๆ
1. ค่าเช่า
ค่าการใช้เครื่องต่อเดือนตามแพ็กเกจและระยะเวลาสัญญา
2. จำนวนหน้าฟรี
จำนวน Print / Copy ที่รวมอยู่ในค่าเช่ารายเดือน
3. ค่า Click
ค่าใช้จ่ายต่อหน้าเมื่อพิมพ์เกินจำนวนที่รวมในแพ็กเกจ
4. Service
หมึก อะไหล่ และบริการช่างตามรายละเอียดในสัญญา
ทั้ง 4 ส่วนนี้ต้องนำมาดูร่วมกัน จึงจะเห็นค่าใช้จ่ายรายเดือนที่ใกล้เคียงการใช้งานจริง
ค่าเช่ารายเดือนคืออะไร?
ค่าเช่ารายเดือนคือค่าพื้นฐานที่องค์กรชำระเพื่อใช้งานเครื่องตามสัญญา โดยแพ็กเกจอาจรวมจำนวนหน้าพิมพ์ไว้แล้วจำนวนหนึ่ง
เช่น
- 1,990 บาท/เดือน + ฟรี 2,000 หน้า
- 2,990 บาท/เดือน + ฟรี 10,000 หน้า
ถ้าพิมพ์ไม่เกินจำนวนที่กำหนด ค่าใช้จ่ายจากการนับจำนวนหน้าก็อาจไม่เพิ่มจากส่วนนี้ ภายใต้เงื่อนไขของแพ็กเกจ
จำนวนหน้าฟรีสำคัญกว่าที่คิด
แพ็กเกจที่เหมาะควรมีจำนวนหน้าที่รวมไว้ใกล้เคียงกับ Average Monthly Volume ของบริษัท
ตัวอย่างเช่น บริษัทหนึ่งพิมพ์จริงเฉลี่ย 8,000 หน้า/เดือน
หากเลือกแพ็กเกจฟรีเพียง 2,000 หน้า จะมีงานเกินแพ็กเกจประมาณ 6,000 หน้า ซึ่งต้องนำไปคิดค่า Click เพิ่ม
ในทางกลับกัน ถ้าบริษัทพิมพ์เพียง 1,500 หน้า แต่เลือกแพ็กเกจที่รวม 10,000 หน้า ก็อาจจ่ายค่าเช่าพื้นฐานเกินระดับการใช้งานจริง
ค่า Click เครื่องถ่ายเอกสารคืออะไร?
Click Charge คือค่าใช้จ่ายที่คิดตามจำนวนหน้าที่เครื่องพิมพ์หรือถ่ายเอกสาร โดยมักใช้กับจำนวนที่เกินจากโควตาที่รวมในแพ็กเกจ
ตัวอย่าง:
พิมพ์จริง 6,500 หน้า/เดือน
จำนวนเกิน = 1,500 หน้า
จากนั้นนำ 1,500 หน้า คูณกับค่า Click ต่อหน้าที่ระบุในใบเสนอราคา
สิ่งที่ต้องตรวจเพิ่มเติมคือ
- ขาวดำคิดราคาเท่าไรต่อหน้า
- สีคิดราคาเท่าไรต่อหน้า
- A3 กับ A4 นับเหมือนกันหรือไม่
- Scan นับ Click หรือไม่
- หน้าสองด้านถูกนับอย่างไร
- มี Minimum Charge หรือไม่
วิธีคำนวณค่าเช่าเครื่องถ่ายเอกสารต่อเดือน
ตัวอย่างสมมติ
สมมติบริษัทใช้แพ็กเกจ
- ค่าเช่า 2,500 บาท/เดือน
- รวม 5,000 หน้า
- พิมพ์จริง 7,000 หน้า
- เกิน 2,000 หน้า
- สมมติค่า Click = 0.30 บาท/หน้า
จะได้
ค่าใช้จ่ายประมาณ
2,500 + 600 = 3,100 บาท/เดือน
ตัวเลข 0.30 บาทในตัวอย่างนี้ใช้เพื่ออธิบายวิธีคำนวณเท่านั้น อัตราจริงต้องยึดตามใบเสนอราคาหรือสัญญาของแพ็กเกจนั้น
ควรเลือกแพ็กเกจจากปริมาณพิมพ์ต่อเดือนอย่างไร?
| ปริมาณงานโดยประมาณ | แนวทางเลือก |
|---|---|
| ต่ำกว่า 2,000 หน้า/เดือน | ดูแพ็กเกจเริ่มต้น และเปรียบเทียบกับการซื้อเครื่อง A4 ด้วย |
| 2,000–5,000 หน้า/เดือน | เลือกแพ็กเกจที่มี Included Pages ใกล้เคียงการใช้งานจริง |
| 5,000–10,000 หน้า/เดือน | เปรียบเทียบแพ็กเกจ Volume สูงกับค่า Click ของแพ็กเกจเริ่มต้น |
| มากกว่า 10,000 หน้า/เดือน | ควรให้ผู้ให้บริการออกแบบแพ็กเกจตาม Volume และรุ่นเครื่อง |
| หลายหมื่นหน้า/เดือน | ควรพิจารณาทั้งความเร็ว Duty ของเครื่อง และจำนวนเครื่องที่ต้องติดตั้ง |
หลักสำคัญคือ อย่าซื้อจำนวนหน้าฟรีมากเกินไป และอย่าเลือกน้อยจนต้องจ่าย Click ส่วนเกินทุกเดือน
เช่า A3 สีแพงกว่าขาวดำเพราะอะไร?
เครื่องถ่ายเอกสารสีมีระบบวัสดุสิ้นเปลืองหลายสี และมีต้นทุนการพิมพ์สีสูงกว่างานขาวดำ จึงมักมีโครงสร้างค่าเช่าและค่า Click แตกต่างกัน
A3 ขาวดำ
เหมาะกับ:
- Invoice
- PO
- Report
- สัญญา
- เอกสารบัญชี
- เอกสารราชการ
A3 สี
เหมาะกับ:
- Presentation
- กราฟและ Dashboard
- รายงานผู้บริหาร
- Marketing Material
- เอกสารการศึกษา
- โปสเตอร์ภายใน
ถ้าบริษัทมีงานสีเพียง 5–10% ควรสอบถามค่า Click สีให้ชัด และประเมินว่าจำเป็นต้องมีเครื่องสีทั้งระบบหรือไม่
ค่าเช่ารวมหมึก อะไหล่ และช่างหรือไม่?
บริการเช่า A3 ของ Total IT Solution สามารถกำหนดสัญญาให้รวม หมึก อะไหล่ และบริการช่าง ตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้
ดังนั้นก่อนเทียบราคา ต้องเช็กว่าใบเสนอราคาแต่ละเจ้ารวมสิ่งเดียวกันหรือไม่
Toner
รวมวัสดุสิ้นเปลืองประเภทใดบ้าง และมีข้อยกเว้นหรือไม่
Spare Parts
อะไหล่ตามอายุใช้งานอยู่ในแพ็กเกจหรือคิดแยก
Service
ค่าแรงช่างและการเข้าบริการมีเงื่อนไขอย่างไร
ระยะเวลาสัญญามีผลต่อราคาเช่าหรือไม่?
มีผล เพราะค่าเช่ารายเดือนสัมพันธ์กับรุ่นเครื่อง มูลค่าอุปกรณ์ รูปแบบบริการ และระยะเวลาที่ใช้เครื่อง
ตัวอย่างแพ็กเกจ A3 ที่ Total IT Solution แสดงอยู่ในปัจจุบันเป็น สัญญา 48 เดือน
ก่อนเซ็นควรตรวจ
- วันที่เริ่มและสิ้นสุดสัญญา
- ค่าเช่าต่อเดือน
- เงื่อนไขต่อสัญญา
- เงื่อนไขเปลี่ยนรุ่น
- เงื่อนไขย้ายสถานที่
- กรณีลดหรือเพิ่ม Volume
- กรณียกเลิกก่อนครบกำหนด
วิธีเปรียบเทียบใบเสนอราคาเช่า A3 ให้ถูกต้อง
หากได้รับใบเสนอราคาจากหลายบริษัท อย่าเปรียบเทียบเฉพาะบรรทัด “ค่าเช่ารายเดือน”
| หัวข้อ | ผู้ให้บริการ A | ผู้ให้บริการ B |
|---|---|---|
| ค่าเช่ารายเดือน | ตรวจ | ตรวจ |
| รุ่นเครื่อง | ตรวจ | ตรวจ |
| ความเร็ว ppm | ตรวจ | ตรวจ |
| จำนวนหน้าฟรี | ตรวจ | ตรวจ |
| ค่า Click ขาวดำ | ตรวจ | ตรวจ |
| ค่า Click สี | ตรวจ | ตรวจ |
| Toner รวมไหม | ตรวจ | ตรวจ |
| อะไหล่รวมไหม | ตรวจ | ตรวจ |
| Service SLA | ตรวจ | ตรวจ |
| ระยะเวลาสัญญา | ตรวจ | ตรวจ |
| เงื่อนไขยกเลิก | ตรวจ | ตรวจ |
เมื่อ Scope ทุกช่องใกล้เคียงกันแล้ว จึงค่อยนำค่าใช้จ่ายรวมมาเปรียบเทียบ
ตัวอย่างแพ็กเกจเช่า A3 จาก Total IT Solution
| รุ่นตัวอย่าง | ประเภท | ค่าเช่า | Included Pages | ความเร็ว | สัญญา |
|---|---|---|---|---|---|
| HP E731dn | A3 ขาวดำ | 1,990 บาท/เดือน | 2,000 หน้า ขาวดำ/เดือน | สูงสุด 30 ppm | 48 เดือน |
| HP E731dn | A3 ขาวดำ Volume สูง | 2,990 บาท/เดือน | 10,000 หน้า ขาวดำ/เดือน | สูงสุด 30 ppm | 48 เดือน |
| HP E786dn | A3 สี | 3,800 บาท/เดือน | 10,000 หน้า ขาวดำ/เดือน | สูงสุด 25 ppm | 48 เดือน |
แพ็กเกจ 1,990 กับ 2,990 บาท เลือกแบบไหน?
อย่าตัดสินว่า 1,990 บาทถูกกว่าโดยทันที ให้ดู Volume จริงขององค์กร
แพ็กเกจ 1,990 บาท
รวมขาวดำ 2,000 หน้า จึงเหมาะสำหรับองค์กรที่มี Volume ไม่สูง หรือจำนวนงานใกล้เคียงระดับดังกล่าว
แพ็กเกจ 2,990 บาท
รวมขาวดำ 10,000 หน้า จึงเหมาะกับองค์กรที่มีปริมาณงานสูงขึ้น และต้องการลดจำนวนหน้าที่ต้องเสีย Click เพิ่ม
ตัวอย่าง หากบริษัทพิมพ์เฉลี่ย 9,000 หน้า/เดือน การเปรียบเทียบเพียงส่วนต่างค่าเช่า 1,000 บาทยังไม่เพียงพอ ต้องนำค่า Click ของหน้าที่เกินจากแพ็กเกจ 2,000 หน้า มาคำนวณด้วย
ตรงกันข้าม หากบริษัทพิมพ์เพียง 1,500–2,000 หน้า แพ็กเกจ 10,000 หน้าอาจมี Capacity เหลือมากโดยไม่ได้ใช้
ข้อมูลที่ควรเตรียมก่อนขอราคาเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3
ส่งข้อมูล 8 อย่างนี้ จะประเมินราคาได้ง่ายขึ้น
- พิมพ์เฉลี่ยกี่หน้า/เดือน
- ขาวดำกี่หน้า / สีกี่หน้า
- ต้องใช้กระดาษ A3 หรือไม่
- ต้องการ Print / Copy / Scan / Fax อะไรบ้าง
- จำนวนผู้ใช้งานประมาณกี่คน
- ต้องการความเร็วประมาณเท่าไร
- สถานที่ติดตั้งอยู่ที่ใด
- ต้องการระยะเวลาสัญญาแบบใด
ยิ่งมีข้อมูลปริมาณงานจริง ผู้ให้บริการยิ่งสามารถเลือกแพ็กเกจที่ใกล้กับต้นทุนการใช้งานจริงได้มากขึ้น
ข้อมูลเช่าเครื่องถ่ายเอกสารจาก Total IT Solution
แพ็กเกจเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3:
ดูบริการเช่า A3 ขาวดำและสี
บทความราคาเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร:
เช่าเครื่องถ่ายเอกสารราคาเท่าไหร่? วิธีเลือกให้คุ้ม
ดู Solution สำหรับองค์กร:
Product & Solution จาก Total IT Solution
ติดต่อทีมงาน:
ขอคำแนะนำและใบเสนอราคา
อยากรู้ว่าบริษัทควรเลือกแพ็กเกจเช่า A3 ราคาเท่าไหร่?
ส่งข้อมูลเพียง จำนวนหน้าต่อเดือน + ขาวดำ/สี + ต้องใช้ A3 หรือไม่ + จำนวนผู้ใช้งาน ให้ทีมงาน Total IT Solution ใช้ประเมินรุ่นและรูปแบบแพ็กเกจเบื้องต้นได้
ช่วยเปรียบเทียบทั้งค่าเช่ารายเดือน จำนวนหน้าที่รวม ค่า Click และรูปแบบบริการ เพื่อให้เหมาะกับ Volume ขององค์กร
ขอราคาเช่า A3 ผ่าน LINE OA ดูแพ็กเกจปัจจุบันคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับราคาเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3
เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3 เดือนละเท่าไหร่?
ขึ้นอยู่กับรุ่นเครื่อง จำนวนหน้าที่รวม และเงื่อนไขสัญญา ตัวอย่างแพ็กเกจปัจจุบันของ Total IT Solution เริ่มที่ 1,990 บาท/เดือนสำหรับ A3 ขาวดำ ตามเงื่อนไขที่กำหนด
ค่า Click คืออะไร?
คือค่าใช้จ่ายต่อหน้าที่มักใช้คำนวณงาน Print หรือ Copy ที่เกินจากจำนวนหน้าที่รวมในแพ็กเกจ โดยอัตราจริงต้องดูจากใบเสนอราคาหรือสัญญา
จำนวนหน้าฟรีคืออะไร?
คือจำนวนหน้าที่รวมอยู่ในค่าเช่ารายเดือนตามแพ็กเกจ เมื่อพิมพ์เกินจำนวนดังกล่าวอาจมีค่า Click เพิ่มตามสัญญา
ถ้าพิมพ์ไม่ถึงจำนวนหน้าฟรี สามารถทบไปเดือนหน้าได้ไหม?
ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขสัญญาของแต่ละแพ็กเกจ ควรสอบถามให้ชัดก่อนทำสัญญาและไม่ควรสมมติว่าสามารถสะสมยอดได้
ค่าเช่ารวม Toner หรือไม่?
สามารถกำหนดแพ็กเกจให้รวมวัสดุสิ้นเปลือง อะไหล่ และบริการช่างได้ตามเงื่อนไข จึงควรตรวจ Scope ในใบเสนอราคาก่อนเปรียบเทียบ
ค่าเช่ารวมกระดาษหรือไม่?
ต้องตรวจตามสัญญา โดยทั่วไปควรแยกถามเรื่องกระดาษให้ชัดเจน เพราะวัสดุที่รวมในบริการอาจแตกต่างกันในแต่ละข้อเสนอ
A3 สีราคาเช่าแพงกว่าขาวดำไหม?
โดยทั่วไปแพ็กเกจสีมีต้นทุนสูงกว่า เนื่องจากตัวเครื่องและวัสดุสิ้นเปลืองสำหรับงานสีมีโครงสร้างต้นทุนต่างจากเครื่องขาวดำ
เลือกแพ็กเกจ 2,000 หรือ 10,000 หน้าดี?
ควรเลือกให้ใกล้เคียงกับปริมาณพิมพ์จริงต่อเดือน แล้วเปรียบเทียบค่าเช่ารวมกับค่า Click ส่วนเกิน ไม่ควรเลือกจากจำนวนหน้าฟรีที่มากที่สุดเพียงอย่างเดียว
เช่าเครื่อง A3 ต้องทำสัญญากี่เดือน?
ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจ โดยตัวอย่างแพ็กเกจ A3 ที่ Total IT Solution แสดงในปัจจุบันใช้สัญญา 48 เดือน
ก่อนขอใบเสนอราคาควรแจ้งข้อมูลอะไร?
ควรแจ้งปริมาณพิมพ์ต่อเดือน สัดส่วนสีและขาวดำ ขนาดกระดาษ ฟังก์ชันที่ต้องการ จำนวนผู้ใช้ และสถานที่ติดตั้ง
สรุป: ราคาเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3 ต้องดู “ค่าใช้จ่ายรวม” ไม่ใช่ค่าเช่าอย่างเดียว
เวลาพิจารณา ราคาเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3 ตัวเลขค่าเช่า 1,990 หรือ 2,990 บาทต่อเดือน เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของการเปรียบเทียบ
สิ่งที่มีผลต่อค่าใช้จ่ายจริงคือ จำนวนหน้าฟรี + ค่า Click + ปริมาณงานจริง + งานสี + Service + ระยะเวลาสัญญา
หากบริษัทพิมพ์เพียงประมาณ 2,000 หน้า แพ็กเกจเริ่มต้นอาจตรงกับการใช้งาน แต่ถ้าพิมพ์ใกล้ 10,000 หน้าเป็นประจำ แพ็กเกจ Volume สูงอาจช่วยลดจำนวนหน้าที่ต้องเสียค่า Click เพิ่ม
ในกรณีที่ต้องใช้สี ควรแยกจำนวนหน้าสีและขาวดำออกจากกัน เพราะต้นทุนต่อหน้ามักต่างกัน และควรเลือก A3 สีเฉพาะเมื่อมีความจำเป็นต่อ Workflow จริง
อีกเรื่องที่ไม่ควรมองข้ามคือ Scope ของบริการ เพราะแพ็กเกจที่รวม Toner + อะไหล่ + Service มีโครงสร้างต้นทุนต่างจากข้อเสนอที่คิดรายการเหล่านี้แยก
วิธีที่แม่นที่สุดก่อนขอใบเสนอราคา คือดู Meter หรือประวัติการพิมพ์ย้อนหลัง 3–6 เดือน แล้วใช้ค่าเฉลี่ยจริงเป็นฐานในการเลือกรุ่นและแพ็กเกจ
