เช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือน เหมาะกับใคร? ค่าใช้จ่ายรวมอะไร และเลือกแพ็กเกจอย่างไรให้คุ้ม
การ เช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือน เป็นทางเลือกสำหรับบริษัท สำนักงาน โรงเรียน โรงพยาบาล โรงงาน และหน่วยงานที่ต้องการใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารอย่างต่อเนื่อง โดยไม่ต้องลงทุนซื้อเครื่องด้วยเงินก้อน และไม่ต้องรับภาระดูแลหมึก อะไหล่ หรือค่าซ่อมบำรุงทั้งหมดด้วยตนเอง
อย่างไรก็ตาม การเลือกแพ็กเกจจากค่าเช่าที่ถูกที่สุดอาจไม่ใช่ทางเลือกที่คุ้มที่สุด เพราะค่าใช้จ่ายจริงยังขึ้นอยู่กับจำนวนหน้าที่พิมพ์ งานขาวดำหรืองานสี ขนาดกระดาษ ความเร็วเครื่อง พื้นที่ติดตั้ง และบริการหลังการขาย
บทความนี้จะอธิบายว่าแพ็กเกจเช่าเครื่องถ่ายเอกสารแบบรายเดือนเหมาะกับใคร ค่าเช่ามักรวมบริการอะไร ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง และควรตรวจสอบเรื่องใดก่อนตัดสินใจทำสัญญา
เช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือนคืออะไร
การเช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือน คือการใช้เครื่องถ่ายเอกสารหรือเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันจากผู้ให้บริการ โดยองค์กรชำระค่าบริการเป็นรายเดือนตามแพ็กเกจและระยะเวลาที่ตกลงกัน
ผู้ให้บริการจะนำเครื่องไปติดตั้ง เชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์หรือระบบเครือข่าย และดูแลเครื่องตลอดอายุสัญญา ในหลายแพ็กเกจจะรวมหมึก อะไหล่ ค่าแรงช่าง และบริการเข้าซ่อมถึงสถานที่
องค์กรจึงสามารถใช้งานเครื่องได้โดยไม่ต้องซื้อเครื่องขาด ไม่ต้องเก็บอะไหล่จำนวนมาก และสามารถวางแผนค่าใช้จ่ายประจำเดือนได้ง่ายขึ้น
เช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือนเหมาะกับใคร
บริษัทและสำนักงาน
เหมาะกับสำนักงานที่ต้องพิมพ์ใบเสนอราคา สัญญา รายงาน เอกสารบัญชี เอกสารฝ่ายบุคคล และเอกสารภายในบริษัทเป็นประจำ
โรงเรียนและสถานศึกษา
ใช้สำหรับจัดทำข้อสอบ ใบงาน เอกสารประกอบการสอน แบบฟอร์ม และเอกสารประชาสัมพันธ์ ซึ่งมักมีปริมาณการใช้งานสูงในบางช่วงของปี
โรงพยาบาลและคลินิก
รองรับการพิมพ์แบบฟอร์ม รายงาน เอกสารผู้ป่วย และเอกสารธุรการที่ต้องการความพร้อมใช้งานอย่างต่อเนื่อง
โรงงานและคลังสินค้า
ใช้พิมพ์ใบสั่งผลิต เอกสารควบคุมคุณภาพ รายงานสินค้า เอกสารจัดส่ง และแบบฟอร์มภายในโรงงาน
สำนักงานโครงการ
เหมาะกับโครงการก่อสร้าง งานอีเวนต์ สำนักงานชั่วคราว หรือหน่วยงานที่ต้องใช้เครื่องตามระยะเวลาของโครงการ โดยไม่ต้องซื้อเครื่องมาเป็นทรัพย์สินถาวร
องค์กรที่ไม่มีทีมช่างดูแลเครื่องพิมพ์
การเช่าช่วยลดภาระของฝ่ายไอทีหรือฝ่ายจัดซื้อ เพราะผู้ให้บริการเป็นผู้ดูแลการซ่อม หมึก และอะไหล่ตามขอบเขตของสัญญา
ค่าเช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือนคิดอย่างไร
ค่าเช่ารายเดือนไม่ได้พิจารณาจากราคาเครื่องเพียงอย่างเดียว แต่คำนวณจากองค์ประกอบหลายด้าน เช่น รุ่นเครื่อง ปริมาณงาน ระยะเวลาสัญญา และพื้นที่ให้บริการ
| ปัจจัย | ผลต่อค่าเช่า |
|---|---|
| จำนวนหน้าต่อเดือน | ยิ่งใช้งานมาก ยิ่งต้องเลือกเครื่องที่รองรับงานหนักและแพ็กเกจที่สูงขึ้น |
| งานขาวดำหรืองานสี | งานสีมีต้นทุนหมึกและวัสดุสิ้นเปลืองสูงกว่างานขาวดำ |
| ขนาด A4 หรือ A3 | เครื่อง A3 มีขนาดและระบบภายในใหญ่กว่า ค่าเช่าจึงมักสูงกว่า |
| ความเร็วในการพิมพ์ | เครื่องที่พิมพ์ได้เร็วและรองรับผู้ใช้หลายคนมักมีค่าเช่าสูงขึ้น |
| ฟังก์ชันเสริม | สแกนสองหน้า ถาดเสริม ระบบเย็บ และระบบควบคุมผู้ใช้อาจเพิ่มค่าใช้จ่าย |
| ระยะเวลาสัญญา | สัญญาระยะยาวอาจมีค่าเช่าต่อเดือนต่ำกว่าสัญญาระยะสั้น |
| สถานที่ติดตั้ง | พื้นที่ห่างไกลอาจมีค่าเดินทางหรือข้อจำกัดด้านการให้บริการ |
องค์กรควรแจ้งจำนวนหน้าที่ใช้งานจริงให้ผู้ให้บริการทราบ เพื่อให้สามารถเลือกเครื่องและคำนวณแพ็กเกจได้เหมาะสม ไม่ควรเลือกแพ็กเกจจากตัวเลขค่าเช่าหน้าโฆษณาเพียงอย่างเดียว
ค่าเช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือนรวมอะไรบ้าง
ขอบเขตบริการอาจแตกต่างกันตามแพ็กเกจ แต่โดยทั่วไปบริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารสำหรับองค์กรอาจครอบคลุมรายการต่อไปนี้
- เครื่องถ่ายเอกสารหรือเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน
- การขนส่งและติดตั้งเครื่อง
- การตั้งค่าพิมพ์ผ่านระบบเครือข่าย
- การตั้งค่าสแกนไปยังคอมพิวเตอร์หรืออีเมล
- หมึกพิมพ์ตามเงื่อนไขของสัญญา
- ค่าแรงช่างในการตรวจเช็กและซ่อมบำรุง
- อะไหล่ที่เสียหายจากการใช้งานตามปกติ
- บริการเข้าตรวจสอบถึงสถานที่
- การบำรุงรักษาตามรอบ
- เครื่องสำรองตามเงื่อนไข เมื่อเครื่องหลักไม่สามารถใช้งานได้
ข้อควรรู้: กระดาษ ลวดเย็บ ความเสียหายจากอุบัติเหตุ น้ำ ไฟฟ้าผิดปกติ การเคลื่อนย้ายโดยไม่ได้รับอนุญาต หรือการซ่อมโดยบุคคลภายนอก มักไม่รวมอยู่ในค่าบริการปกติ ควรตรวจสอบเงื่อนไขก่อนทำสัญญา
รูปแบบแพ็กเกจเช่าเครื่องถ่ายเอกสารที่พบบ่อย
1. ค่าเช่ารายเดือนรวมจำนวนหน้า
ผู้เช่าชำระค่าบริการประจำเดือน และสามารถพิมพ์ได้ตามจำนวนหน้าที่กำหนด หากใช้เกินจะคิดค่าพิมพ์ส่วนเกินต่อหน้า
รูปแบบนี้เหมาะกับองค์กรที่มีปริมาณพิมพ์ค่อนข้างสม่ำเสมอและต้องการควบคุมงบประมาณรายเดือน
2. ค่าเช่าเครื่องแยกจากค่าพิมพ์
ชำระค่าเช่าเครื่องจำนวนหนึ่ง และคิดค่าพิมพ์ตามมิเตอร์ที่ใช้จริง โดยอาจแยกอัตราขาวดำและสี
เหมาะกับองค์กรที่ปริมาณงานในแต่ละเดือนไม่เท่ากัน แต่ต้องตรวจสอบว่ามีค่าพิมพ์ขั้นต่ำหรือไม่
3. แพ็กเกจคิดตามจำนวนหน้าขั้นต่ำ
ผู้เช่าต้องชำระค่าบริการตามจำนวนหน้าขั้นต่ำที่ตกลง แม้ในเดือนนั้นจะใช้งานต่ำกว่าขั้นต่ำ
จึงควรเลือกจำนวนหน้าขั้นต่ำให้ใกล้เคียงกับปริมาณงานจริง ไม่ควรเลือกแพ็กเกจที่สูงเกินความจำเป็น
4. เช่าระยะสั้นตามโครงการ
ใช้กับงานกิจกรรม สำนักงานชั่วคราว โครงการก่อสร้าง การอบรม งานประชุม หรือหน่วยงานที่ต้องใช้เครื่องเพียงช่วงเวลาหนึ่ง
ค่าเช่าต่อเดือนอาจสูงกว่าสัญญาระยะยาว เนื่องจากมีค่าขนส่ง ติดตั้ง และรับเครื่องกลับภายในระยะเวลาสั้น
จำนวนหน้าขั้นต่ำสำคัญอย่างไร
ผู้ให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารต้องมีต้นทุนด้านเครื่อง หมึก อะไหล่ การขนส่ง และบริการช่าง จึงมักกำหนดปริมาณพิมพ์หรือค่าบริการขั้นต่ำต่อเดือน
สำหรับองค์กรขนาดเล็ก ควรตรวจสอบว่ามีปริมาณการใช้งานเฉลี่ยอย่างน้อยประมาณ 1,500 หน้าต่อเดือน หรือไม่ หากใช้งานต่ำกว่านี้อย่างต่อเนื่อง การซื้อเครื่องขนาดเล็กอาจมีต้นทุนรวมที่เหมาะสมกว่า
วิธีตรวจสอบที่แม่นยำที่สุดคือจดมิเตอร์ของเครื่องเดิมย้อนหลัง 3–6 เดือน แล้วคำนวณค่าเฉลี่ย พร้อมแยกจำนวนหน้าขาวดำและสี
ตัวอย่างการคำนวณปริมาณงาน
เดือนที่ 1 พิมพ์ 2,000 หน้า
เดือนที่ 2 พิมพ์ 2,500 หน้า
เดือนที่ 3 พิมพ์ 1,800 หน้า
ค่าเฉลี่ยเท่ากับ 2,100 หน้าต่อเดือน องค์กรจึงควรเลือกแพ็กเกจที่รองรับประมาณ 2,000–2,500 หน้า และตรวจสอบค่าพิมพ์ส่วนเกินเผื่อเดือนที่มีงานมาก
“`เช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือน ควรเลือก A3 หรือ A4
| รายละเอียด | เครื่อง A4 | เครื่อง A3 |
|---|---|---|
| ขนาดเอกสาร | เหมาะกับเอกสารสำนักงานทั่วไป | รองรับทั้ง A3 และ A4 |
| พื้นที่ติดตั้ง | ใช้พื้นที่น้อย วางบนโต๊ะหรือขาตั้งได้ | ตัวเครื่องใหญ่ ต้องมีพื้นที่เฉพาะ |
| จำนวนผู้ใช้งาน | เหมาะกับทีมขนาดเล็กถึงกลาง | เหมาะกับหลายแผนกหรือผู้ใช้จำนวนมาก |
| ปริมาณงาน | น้อยถึงปานกลาง | ปานกลางถึงสูง |
| ค่าใช้จ่าย | มักประหยัดกว่า | ค่าเช่าและค่าพิมพ์อาจสูงกว่า |
หากองค์กรพิมพ์เฉพาะเอกสาร A4 ไม่จำเป็นต้องเลือกเครื่อง A3 เพราะอาจมีค่าใช้จ่ายสูงเกินความจำเป็น แต่หากต้องพิมพ์แบบแปลน ตารางขนาดใหญ่ เอกสารการสอน หรือมีผู้ใช้งานหลายคน เครื่อง A3 อาจตอบโจทย์มากกว่า
อ่านข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร A3 เหมาะกับองค์กรแบบไหน
ควรเช่าเครื่องถ่ายเอกสารกี่เดือน
ระยะเวลาสัญญาควรพิจารณาจากความต่อเนื่องของธุรกิจ งบประมาณ และความแน่นอนของปริมาณงาน
สัญญาระยะสั้น
เหมาะกับโครงการชั่วคราว งานประชุม ไซต์งาน หรือสำนักงานที่ยังไม่แน่ใจว่าจะใช้งานต่อเนื่องหรือไม่ แต่ค่าเช่าต่อเดือนอาจสูงกว่า
สัญญา 1 ปี
เหมาะกับบริษัทที่ต้องการทดลองรูปแบบบริการเช่าและมีปริมาณงานค่อนข้างชัดเจน
สัญญาระยะยาว
เหมาะกับองค์กรที่ใช้งานประจำ ต้องการควบคุมต้นทุน และมีความต้องการเครื่องที่แน่นอน โดยอาจได้รับเงื่อนไขค่าเช่าที่ดีกว่าสัญญาระยะสั้น
ก่อนทำสัญญาระยะยาวควรตรวจสอบว่าสามารถปรับรุ่น เพิ่มเครื่อง ลดเครื่อง หรือเปลี่ยนแพ็กเกจได้หรือไม่ หากจำนวนพนักงานหรือปริมาณงานเปลี่ยนแปลง
เช่าเครื่องถ่ายเอกสารต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง
เอกสารที่ใช้ขึ้นอยู่กับประเภทลูกค้าและนโยบายของผู้ให้บริการ โดยทั่วไปบริษัทหรือองค์กรอาจต้องเตรียมเอกสารดังต่อไปนี้
- หนังสือรับรองบริษัท
- ภ.พ.20 หรือเอกสารจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
- สำเนาบัตรประชาชนของผู้มีอำนาจลงนาม
- สำเนาทะเบียนบ้านของผู้มีอำนาจลงนาม
- ตราประทับบริษัท หากมี
- ใบสั่งซื้อหรือเอกสารอนุมัติภายในองค์กร
- ข้อมูลสถานที่ติดตั้งและผู้ประสานงาน
- ข้อมูลสำหรับออกใบกำกับภาษีและวางบิล
บางกรณีอาจมีเงินมัดจำหรือค่าเช่าล่วงหน้า โดยเงื่อนไขทั่วไปอาจกำหนดค่าเช่าล่วงหน้าหลายเดือนตามการประเมินเครดิตและรายละเอียดของโครงการ
Checklist ก่อนเซ็นสัญญาเช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือน
- ตรวจสอบจำนวนหน้าขาวดำและสีต่อเดือน
- ตรวจสอบว่ามีจำนวนหน้าขั้นต่ำหรือไม่
- สอบถามค่าพิมพ์เมื่อใช้เกินแพ็กเกจ
- ตรวจสอบว่าค่าเช่ารวมหมึกและอะไหล่ใดบ้าง
- สอบถามระยะเวลาที่ช่างเข้าบริการหลังแจ้งปัญหา
- ตรวจสอบเงื่อนไขการให้เครื่องสำรอง
- สอบถามค่าเดินทางสำหรับพื้นที่ติดตั้ง
- ตรวจสอบเงื่อนไขการย้ายสถานที่ติดตั้ง
- ตรวจสอบค่าปรับกรณียกเลิกสัญญาก่อนกำหนด
- สอบถามว่าสามารถปรับแพ็กเกจหรือเปลี่ยนรุ่นได้หรือไม่
- ตรวจสอบเงื่อนไขการคืนเครื่องเมื่อหมดสัญญา
- อ่านข้อยกเว้นความเสียหายทั้งหมดก่อนลงนาม
ข้อดีของการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารแบบรายเดือน
- ลดเงินลงทุนเริ่มต้น: ไม่ต้องซื้อเครื่องด้วยเงินก้อน
- วางแผนงบประมาณง่าย: ทราบค่าใช้จ่ายประจำเดือนล่วงหน้า
- ลดภาระการซ่อม: มีทีมช่างดูแลตามเงื่อนไขบริการ
- ไม่ต้องสำรองหมึกจำนวนมาก: ผู้ให้บริการจัดส่งหมึกตามการใช้งาน
- มีทางเลือกเครื่องสำรอง: ช่วยลดผลกระทบเมื่อเครื่องขัดข้อง
- เลือกเครื่องตามปริมาณงาน: ลดโอกาสซื้อเครื่องใหญ่หรือเล็กเกินไป
- เหมาะกับงานโครงการ: เลือกระยะเวลาตามลักษณะการใช้งานได้
ข้อจำกัดที่ควรพิจารณา
- ต้องชำระค่าบริการตามระยะเวลาสัญญา
- อาจมีจำนวนหน้าหรือค่าบริการขั้นต่ำ
- การยกเลิกก่อนครบสัญญาอาจมีค่าปรับ
- เครื่องยังเป็นทรัพย์สินของผู้ให้บริการ
- ความเสียหายจากการใช้งานผิดวิธีอาจไม่รวมในบริการ
- พื้นที่ห่างไกลอาจมีค่าเดินทางหรือระยะเวลาบริการเพิ่มขึ้น
สำหรับองค์กรที่อยู่ห่างจากพื้นที่ให้บริการ มีจำนวนเครื่องน้อย หรือใช้งานไม่ถึงขั้นต่ำ การซื้อเครื่องพร้อมบริการหลังการขายอาจเป็นทางเลือกที่เหมาะสมกว่า
เช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือนกับ Total IT Solution
Total IT Solution ให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องพิมพ์ และอุปกรณ์ไอทีสำหรับบริษัทและองค์กร พร้อมทีมงานช่วยวิเคราะห์ปริมาณการใช้งานก่อนเสนอรุ่นเครื่องและแพ็กเกจ
- ประเมินจำนวนหน้าจากการใช้งานจริง
- แนะนำเครื่อง A4 หรือ A3 ให้เหมาะกับงาน
- รองรับทั้งงานขาวดำและงานสี
- ติดตั้งและเชื่อมต่อกับระบบ Network
- บริการตรวจเช็กและซ่อมถึงสถานที่
- จัดส่งหมึกและอะไหล่ตามเงื่อนไขสัญญา
- มีเครื่องสำรองตามเงื่อนไขบริการ
- มีทางเลือกทั้งเช่ารายเดือนและซื้อขาด
- ให้บริการบริษัท โรงเรียน โรงพยาบาล โรงงาน และหน่วยงานต่าง ๆ
ขอใบเสนอราคาเช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือน
“`แจ้งจำนวนหน้าที่พิมพ์ต่อเดือน ประเภทงาน ขนาดกระดาษ จำนวนผู้ใช้งาน และสถานที่ติดตั้ง ทีมงาน Total IT Solution จะช่วยประเมินเครื่องและแพ็กเกจที่เหมาะกับองค์กรของคุณ
“`คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือน
เช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือนราคาเท่าไหร่
ค่าเช่าขึ้นอยู่กับประเภทเครื่อง จำนวนหน้าที่ใช้งาน งานขาวดำหรืองานสี ระยะเวลาสัญญา และพื้นที่ติดตั้ง จึงควรขอใบเสนอราคาจากข้อมูลการใช้งานจริง
ค่าเช่ารายเดือนรวมหมึกหรือไม่
แพ็กเกจเช่าส่วนใหญ่มักรวมหมึกตามเงื่อนไข แต่ควรตรวจสอบว่ารวมหมึกทุกสี ค่าเดินทาง อะไหล่ และวัสดุสิ้นเปลืองใดบ้าง
ค่าเช่ารวมกระดาษหรือไม่
โดยทั่วไปค่าเช่าเครื่องถ่ายเอกสารจะไม่รวมกระดาษ ผู้เช่าต้องจัดซื้อกระดาษตามประเภทและคุณภาพที่เหมาะสมกับเครื่อง
เช่าเครื่องถ่ายเอกสารต้องมีขั้นต่ำกี่หน้า
จำนวนหน้าขั้นต่ำขึ้นอยู่กับแพ็กเกจ สำหรับองค์กรที่ใช้งานต่ำกว่าประมาณ 1,500 หน้าต่อเดือน ควรเปรียบเทียบต้นทุนกับการซื้อเครื่องก่อนตัดสินใจ
หากใช้ไม่ถึงจำนวนหน้าขั้นต่ำต้องจ่ายเท่าเดิมหรือไม่
หากสัญญากำหนดค่าบริการหรือจำนวนหน้าขั้นต่ำ ผู้เช่าต้องชำระตามขั้นต่ำแม้ใช้งานจริงน้อยกว่า
หากใช้เกินจำนวนหน้าที่กำหนดคิดอย่างไร
ผู้ให้บริการจะคิดค่าพิมพ์ส่วนเกินตามจำนวนหน้าที่เกิน โดยอัตราขาวดำและสีอาจแตกต่างกัน
เครื่องเสียมีช่างเข้าซ่อมหรือไม่
แพ็กเกจเช่าสำหรับองค์กรมักรวมบริการช่างเข้าตรวจสอบถึงสถานที่ แต่ระยะเวลาการเข้าบริการขึ้นอยู่กับพื้นที่และข้อตกลงในสัญญา
เครื่องเสียมีเครื่องสำรองให้หรือไม่
บางแพ็กเกจมีเครื่องสำรองเมื่อไม่สามารถซ่อมเครื่องหลักได้ภายในระยะเวลาที่กำหนด ควรตรวจสอบเงื่อนไขก่อนทำสัญญา
เช่าระยะสั้นหนึ่งเดือนทำได้หรือไม่
สามารถทำได้ในบางกรณี เช่น งานโครงการหรือกิจกรรม แต่จะขึ้นอยู่กับรุ่นเครื่อง พื้นที่ และค่าใช้จ่ายในการขนส่งติดตั้ง
ควรเช่าเครื่อง A3 หรือ A4
หากใช้งานเอกสารสำนักงานทั่วไปและพิมพ์เฉพาะ A4 เครื่อง A4 จะประหยัดกว่า หากต้องใช้เอกสารขนาดใหญ่หรือมีปริมาณงานสูง ควรพิจารณาเครื่อง A3
ต้องวางเงินมัดจำหรือไม่
เงื่อนไขเงินมัดจำขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ ประเภทลูกค้า และระยะเวลาสัญญา บางกรณีอาจมีค่าเช่าล่วงหน้าหรือเงินประกันตามข้อตกลง
บริษัทต่างจังหวัดสามารถเช่าได้หรือไม่
ขึ้นอยู่กับพื้นที่ให้บริการ ระยะทาง และจำนวนเครื่อง หากอยู่ห่างจากศูนย์บริการและมีเพียงหนึ่งเครื่อง การซื้อขาดอาจเหมาะสมกว่าในด้านต้นทุนและระยะเวลาการดูแล
สรุป เช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือนคุ้มไหม
การ เช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือน เหมาะกับองค์กรที่มีปริมาณงานสม่ำเสมอ ต้องการลดเงินลงทุนก้อนแรก และต้องการให้ผู้เชี่ยวชาญดูแลหมึก อะไหล่ และการซ่อมบำรุง
ความคุ้มค่าไม่ได้ขึ้นอยู่กับค่าเช่ารายเดือนเพียงอย่างเดียว แต่ควรพิจารณาจำนวนหน้าขั้นต่ำ ค่าพิมพ์ส่วนเกิน ความเร็วในการให้บริการ เครื่องสำรอง ระยะเวลาสัญญา และค่าใช้จ่ายที่ไม่รวมอยู่ในแพ็กเกจ
ก่อนตัดสินใจ องค์กรควรตรวจสอบมิเตอร์ย้อนหลังอย่างน้อย 3 เดือน และแจ้งข้อมูลการใช้งานจริงให้ผู้ให้บริการประเมิน หากปริมาณงานต่ำหรือสถานที่ติดตั้งอยู่ห่างไกล ควรเปรียบเทียบกับทางเลือกซื้อขาดเพื่อให้ได้ต้นทุนที่เหมาะสมที่สุด
